במפגש אימון עם מנהלת בכירה לאחרונה, היא שיתפה תסכול: "יצרתי מרווחים בלוח הזמנים שלי, כפי שהמלצת, אבל אני עדיין מרגישה חנוקה." תגובתי הפתיעה אותה: "אולי את צריכה פחות מרווחים ויותר מרחב." אמרתי לה.

המבט המבולבל שלה הבהיר לי שהגיע הזמן לדייק את אחד ההבדלים המשמעותיים ביותר בעבודתי עם מנהלים – ההבדל העדין אך הקריטי בין "מרווח" ל"מרחב".

מרווח לעומת מרחב: הגדרות עבודה

מרווח (Interval) הוא הפסקה זמנית וממוקדת בין שתי פעולות. זמן מוגדר שיש לו התחלה וסוף ברורים. המרווח ממוקם בלוח הזמנים, מתוכנן ומנוהל וגם על פי מילון אבן שושן – חלל ריק המצוי בין שני תחומים שאינם ריקים. כלומר מרווח הוא הפסקה, חלל ,תחום בין שתי פעולות

מרחב (Space) הוא ממד פתוח יותר. הוא לא רק עניין של זמן, אלא של תודעה, של אפשרויות, של נשימה. המרחב פחות מוגדר בגבולות נוקשים. הוא מאפשר תנועה, גמישות והתרחבות.

המרווח vs. המרחב

עיקרון ה-MA היפני, שכה הרבה מהעבודה שלי מתבססת עליו בתקופה האחרונה, מורכב למעשה משני רבדים:

ה-MA כמרווח מתייחס לרגע הריק בין שתי פעולות. הפסקת הנשימה בין השאיפה לנשיפה. הרגע הדק שבין סיום משימה אחת והתחלת האחרת.

ה-MA כמרחב מתייחס לתפיסה רחבה יותר. הוא מתמקד לא רק בהפסקה, אלא באיכות של הריק, בפוטנציאל שלו, באפשרויות הטמונות בו.

בניהול: ההבדל שמשנה את הכל

לאחר שנים של עבודה עם מנהלים, זיהיתי שההבדל בין השניים הוא לעתים ההבדל בין שינוי טכני לשינוי מהותי:

1. הגישה ללוח הזמנים

מנהל שעובד עם מרווחים: יוצר הפסקות מתוכננות בלוח הזמנים. 15 דקות בין פגישות, שעה ביום לחשיבה, יום בחודש לאסטרטגיה.

מנהל שעובד עם מרחבים: מארגן את לוח הזמנים כך שיש בו מרחב לנשימה. ישיבות קצרות יותר, פחות נושאים מדחיקים, יותר גמישות מובנית.

לדוגמא :מנהלת שקבעה ישיבות ל-45 דקות במקום שעה, ודאגה שיהיו "ימים פתוחים" בלוח השנה שלא ניתן לקבוע בהם פגישות מראש.

2. ההתמודדות עם מידע

מנהל שעובד עם מרווחים: מקדיש זמן מוגדר לקריאת מיילים, לסקירת דוחות, ולהתעדכנות.

מנהל שעובד עם מרחבים: יוצר מבנה שמאפשר זרימת מידע נוחה יותר. מפחית את כמות המידע, מנקה את תיבת הדואר, מגדיר מחדש את תהליכי הדיווח.

לדוגמא : כפי שאחד המנהלים המוצלחים ביותר שליוויתי אמר: "הבעיה שלי לא הייתה חוסר בזמן לקרוא מיילים, אלא עודף מיילים מלכתחילה."

3. היחס לחשיבה יצירתית

מנהל שעובד עם מרווחים: מתזמן "זמן חשיבה יצירתית" ביומן.

מנהל שעובד עם מרחבים: יוצר סביבת עבודה וחשיבה שמזמינה יצירתיות באופן טבעי. מפחית לחצים, מקדם סקרנות, מאפשר ניסויים.

4. הגישה לצוות

מנהל שעובד עם מרווחים: מקפיד על זמני משוב, דלת פתוחה בשעות מסוימות, ופגישות אישיות מתוזמנות.

מנהל שעובד עם מרחבים: מייצר אווירה שבה השיח פתוח, הדיאלוג זורם, וההתפתחות היא חלק מהתרבות ולא אירוע נקודתי.

המעבר ממרווחים למרחבים: 5 אסטרטגיות מעשיות

מתוך עבודתי עם מנהלים שביצעו את המעבר הזה בהצלחה, זיהיתי 5 אסטרטגיות מעשיות:

1. מ"ריקון" ל"עיצוב מחדש"

במקום: לנסות "לרוקן" זמן בלוח שלך (שתמיד יתמלא שוב).
נסי: לעצב מחדש את מבנה העבודה שלך. כמה פגישות באמת נחוצות? כמה מהן יכולות להיות קצרות יותר? אילו תהליכים אפשר לפשט?

דוגמה מהשטח: קולגה סיפרה לי על ארגון שהמנכ"ל החליט על "ימי פגישות" ו"ימי ביצוע" – ריכוז כל הפגישות בימים מסוימים ויצירת ימים שלמים לעבודה רציפה ואפילו הצליחו להקפיד עלזה לאורך תקופה 🙂

2. מ"זמן חשיבה" ל"תרבות חשיבה"

במקום: לקבוע "שעת חשיבה" ביומן
נסי: לפתח תרבות שמעודדת חשיבה מעמיקה באופן שוטף. שאלות טובות יותר בישיבות, פחות מיקוד בפתרונות מהירים, יותר סקרנות.

דוגמה מהשטח: אחת המנהלות המרשימות שליוויתי הנהיגה "שאלת העומק השבועית" – שאלה אסטרטגית שכל הצוות מתבקש לחשוב עליה במהלך השבוע, ללא דרישה לתשובה מיידית.

3. מ"הפחתת עומס" ל"יצירת משמעות"

במקום: להתמקד רק בהפחתת כמות המשימות.
נסי: להתמקד בהגברת המשמעות של המשימות הנותרות. מרחב נוצר כשהעבודה נעשית משמעותית יותר.

דוגמה מהשטח: צוות שליוויתי צמצם את מספר היעדים השנתיים מ-12 ל-3, אבל העמיק מאוד את העבודה על כל אחד מהם. התוצאה: למרות שנעשו "פחות דברים", הושגו תוצאות טובות יותר.

4. מ"גבולות זמן" ל"גבולות תוכן"

במקום: לשים גבולות רק על כמות הזמן שמוקדשת לנושא.
נסי: לשים גבולות על היקף התוכן. להגדיר בבירור מה בתחום אחריותך ומה לא.

דוגמה מהשטח: מנהל בכיר שליוויתי העביר את הדיונים בנושאים תפעוליים לצוות הניהול הזוטר, והתמקד רק בסוגיות אסטרטגיות. זה לא רק פינה לו זמן, אלא יצר מרחב מחשבתי אחר לגמרי.

5. מ"ניהול זמן" ל"ניהול אנרגיה"

במקום: להתמקד רק בניהול הזמן.
נסי: להתמקד בניהול האנרגיה. מתי את במיטבך? אילו משימות דורשות איזה סוג של אנרגיה?

דוגמה מהשטח: אחת המנהלות שליוויתי ארגנה מחדש את לוח הזמנים שלה לפי דפוסי האנרגיה שלה: בוקר למשימות הדורשות ריכוז עמוק, צהריים לפגישות, סוף היום לסיכומים ותכנון בהתאם למגבלות הארגוניות כפי שאנחנו מכירים- כמובן בגמישות למול הצרכים הארגוניים

המרחב העמוק: מעבר לניהול עצמי

הבחנה חשובה אחרונה: אחרי שהתעמקתי בעיקרון ה MA , הגעתי למסקנה שמרווחים הם עניין של טכניקה, אבל מרחבים הם עניין של השקפת עולם.

המנהלים והמנהלות המצליחים ביותר שפגשתי לא "מנהלים מרחב" – הם חיים בתוכו. הם פיתחו גישה פנימית של מרחב ושפע, במקום גישה של מחסור ודחיסות.

כפי שאחת המנכ"ליות שפגשתי אמרה: "כשהראש והלב שלי במרחב, לוח הזמנים כבר מסתדר בהתאם."

---

אז בפעם הבאה שאתם מרגישים שהמרווחים שיצרתם לא מספיקים, שאלו את עצמכם – האם מה שחסר הוא באמת עוד מרווחים, או שמה שנדרש הוא סוג אחר של מרחב? מרחב שאינו רק עניין של זמן, אלא של דרך חשיבה, של תרבות, של גישה לחיים ולעבודה.

והזכירו לעצמכם את מה שלימדה אותי האסתטיקה היפנית על ה-MA: המרחב אינו ריק – הוא מלא בפוטנציאל.